Comment s’organise une formation en présentiel ?

Distanciel OU présentiel (partie 2)

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Rappel : Avant de commencer à parler organisation, il est important de se rappeler les points suivants.

A.   Définition : Une formation en présentiel est une formation donnée dans un local, ou tous les apprenants sont réunis avec une interaction entre les participants.

B.   Avantages : Convivialité, environnement stimulant, atelier pratique, échanges collectifs..

L’organisation d’une formation en présentiel comporte généralement les étapes suivantes :

1.   Détermination des objectifs de formation :

Si vous êtes formateur cette étape ne vous est pas forcément dévolus, souvent les supports vous sont donnés. Mais un temp préparation est toujours primordiale pour une meilleure efficacité. Assurez vous, avant de la justesse de l’objectif donné avec les modules de formation. Il est intéressant d’adapter le déroulement de la formation aux profils de nos apprenants.

Les conceptions des modules de formation sont souvent génériques. Vous y gagnerez en adaptant votre dialogue et vos ateliers pratique aux caractéristiques de vos apprenants. Rappelez vous que vos objectifs sont de transmettre des compétences a vos apprenants. Si vous y réfléchissez en amont de la formation, votre formation atteindra sûrement son objectif principal.

2.  Choix de l’emplacement :

Il est important de choisir un emplacement approprié pour la formation, en tenant compte de la taille de la salle, de l’accessibilité, des équipements nécessaires et d’autres considérations. Cette étape aussi peut ne pas dépendre de vous si vous êtes formateurs. Mais même dans ce cas vous vous devez de vous assurer que tous les participants à votre formation peuvent l’effectuer dans les meilleures conditions.

Quelles sont les meilleures conditions ?

A minima : salle spacieuse et lumineuse, table et chaise pour tous, écran de projection avec la connectique appropriée, tableau ou paperboard pour écrire .. On pourrait citer d’autre chose mais cela est déjà bien pour le confort intérieur des participants au cours de la formation. MAIS surtout n’oublions pas que l’endroit ou doit avoir lieu la formation doit être accessible a tous et dans des délais raisonnables.

3.   Préparation du matériel de formation :

Il est important de préparer le matériel de formation en incluant des présentations, des supports de cours, des exercices pratiques et tout autre matériel nécessaire pour les participants. Comme expliqué précédemment, avoir le matériel nécessaire pour le déroulement d’une bonne formation est un minima. Il est donc indispensable en aval de préparer tout le matériel nécessaire à une formation efficace. Cela comprend donc comme déjà vu dans le paragraphe précédent, tout le matériel pour le confort de nos apprenants ; mais cela comprend aussi, d’avoir préparé à l’avance le matériel pédagogique indispensable pour la formation que nous donnons. Mais que comprenons nous dans le matériel pédagogique ?

Le formateur devra avoir en sa possession le plan détaillé du déroulement de la formation module par module, les supports compris, les exercices pratiques ainsi que tout le matériel nécessaire pour ceux-ci.SI des supports écrits doivent être remis aux apprenants au cours de la formation il est important de préparer à l’avance tous les copies nécessaires de ces documents.

4.   Recrutement des formateurs :

Les formateurs jouent un rôle clé dans la formation en présentiel et il est important de recruter les formateurs appropriés en fonction de leurs compétences et de leur expérience. Le recrutement des formateurs est le rôle principal du manager de formation. Mais si vous êtes plusieurs à évoluer sur la formation, il serait bien que vous puissiez assister le manager pour le recrutement de vos collaborateurs. La vue sur la formation est différente, vous aurez une approche plus pédagogique que lui.

5.   Inscription des participants :

Il est important d’inscrire les participants à la formation en présentiel et de les informer des détails tels que les dates, les heures et l’emplacement de la formation. Comme pour le recrutement éventuel de collaborateur, l’inscription de participant est à la charge du manageur et de ses assistants. Mais un rapprochement de votre part lors du choix

6.   Organisation de la logistique :

Il est important de prendre en charge la logistique de la formation, notamment la réservation de la salle, la fourniture des équipements nécessaires et l’organisation des repas et des pauses. Faire un planning pour régir la logistique de notre formation peut être une bonne pratique.

7.   Mise en œuvre de la formation :

Une fois que tout est prêt, la formation en présentiel peut être mise en œuvre en conformité avec le plan de formation. Il va de soi que vous êtes-vous le formateur l’acteur principal de la mise en œuvre de la formation.

Le bon déroulement de la formation dépend essentiellement de la manière dont vous allez l’orchestrer et la manière dont vous allez transmettre celle-ci afin de permettre à vos apprenants de développer leurs compétences. Assurez vous si vous êtes plusieurs à animer cette formation d’avoir avec vos collaborateurs un partage maximum de tout ce qui est fait dans cette formation.

N’hésitez pas à incorporer dans votre formation des moments ludiques, des jeux, qui par eux-mêmes assurerons une détente collégiale. Dernier conseil, laissez vos apprenants s’exprimer afin de développer une confiance totale et réciproque.

8.   Évaluation de la formation :

Il est important d’évaluer la formation en présentiel pour déterminer son impact sur les participants et pour déterminer les opportunités d’amélioration pour les formations futures.

Les évaluations dans la formation doivent être orienter vers l’évolution positive des apprenants. Leurs ressenties doit les « booster » dans leurs volontés de se former. Pour plus de renseignement sur les évaluations un prochain article parlera de ce thème.

Pour résumer la mise en place d’une formation en présentiel nécessite une forte préparation avant de la donnée. Ses huit étapes, même si elles se lient entre elle, sont à appliquer contentieusement afin de rendre la formation présentielle inoubliable.

 L’organisation efficace d’une formation en présentiel peut garantir un environnement de formation efficace et positif pour les participants, ce qui peut contribuer à leur succès à long terme.